كيف أدير اجتماع عمل؟

كيف أدير اجتماع عمل؟

  • اجتماعات العمل الناجحة يدريها رجل أعمال ناجح، يحرص أن يتم استغلال الوقت فيها على أكمل وجه والحصول على الفائدة المرجوة من عقدها بحيث لا يؤثر على وقته أو وقت موظفيه.
  • - مجموعة من النصائح لعقد وإدارة اجتماع عمل ناجح:
  • -احرص على أن يكون هناك ضرورة فعلية لعقد الاجتماع، قبل تحديد موعده. فأحياناً هناك أمور يمكنك تنفيذها بمكالمة هاتفية أو برسالة الكترونية.
  • -يجب أن يكون هناك هدف للاجتماع؛ إما تقرير أمر ما، أو الانتهاء من مشروع ما. أما إعطاء مهلة للتنفيذ، فهذا يجب أن يتمّ برسالة الكترونية وليس باجتماع.
  • -لا تحدد وقتًا أكثر مما تحتاج إليه.
  • -احرص على أن تبدأ على الوقت، ولا تنتظر المتأخرين عن الحضور.
  • -حاول دائماً أن تنهي الاجتماع في الوقت المحدد؛ فهذا يذكّر الموظفين بأنك تريد منهم إنجاز الأمور باحتراف كما يرغبون.
  • -لا توجه الدعوة إلى الاجتماع، إلا إلى الأشخاص الذين يجب أن يكونوا هناك، فكلما كثر عدد المجتمعين، تضاءلت فرصة القيام بالكثير من العمل أو الوصول إلى اتفاق بشأن الكثير من القرارات.
  • -امنح المجتمعين وقتاً في بداية الاجتماع، للتحدث وتمتين العلاقات الاجتماعية،فنحن بشر ولسنا آلاتٍ مبرمجة للعمل فوراً.
  • -إذا كنت ترغب من المجتمعين في أن يقرؤوا دراسة ما،فأرسلها إليهم قبل ثلاث ساعات على الأقل من وقت الاجتماع. 
  • -إذا كنت ترغب من الناس في الانتباه إلى ما تقوله،فلا توزّع لهم أي أوراق في بداية الاجتماع، فهذا سيسهم في تشتيت انتباههم.
  • -لا تنظر إلى هاتفك أو بريدك الإلكتروني خلال الاجتماع، فهذا سيعطي مثلاً سيّئاً للجميع، وسيبدؤون بتقليدك، وهذا يلغي صفة الاحتراف عن الاجتماع.
  • -في حال شعرت أن الحديث يخرج عن الموضوع الرئيس،فمن المفضّل أن تتدخل وتدير دفة الحوار بكل حزم، ولكن من دون فظاظة.
  • -من الجيّد أن يكون هناك كاتب يدوّن نقاط الاجتماع، للعودة إليها فيما بعد.
  • -عندما تقررون خطوة ما في المشروع، يجب أن يتمّ تعيين مسؤول يتولّى التنفيذ.
  • -عند الانتهاء من الاجتماع وفي حال كان هناك ضرورة لاجتماع ثان،فقم بتحديد موعده فوراً.
  • كل تمنياتنا لكم بعقد اجتماعات ناجحة لا يتخللها أي أخطاء أو عقبات.
  • - وأخيراً: إن كان لديك أي اقتراح أو ملاحظة أو إضافة أو تصحيح خطأ على المقال يرجى التواصل معنا عبر الإيميل التالي: Info@Methaal.com
    لا تنس عزيزي القارئ مشاركة المقال على مواقع التواصل الاجتماعي لتعم الفائدة.
    ودمتم بكل خير.